Với dàn máy văn phòng từ 10 đến 100 máy, phần lớn “hỏng vặt” — máy chậm, treo, ổ cứng chết mất dữ liệu, máy nóng tự tắt — đều báo trước bằng dấu hiệu có thể đo được. Bảo trì định kỳ mỗi quý với đúng sáu việc dưới đây giúp phát hiện sớm, và mỗi máy chỉ mất khoảng 20–30 phút nếu làm theo danh sách.
1. Vệ sinh đường tản nhiệt
Bụi bám ở quạt CPU, lá tản nhiệt và quạt nguồn làm máy nóng, quạt quay nhanh và kêu to, lâu dần máy tự giảm xung hoặc tắt đột ngột. Việc cần làm: thổi bụi quạt CPU, quạt nguồn và khe gió vỏ máy; với laptop, làm sạch khe hút gió ở đáy và khe thổi bên cạnh.
Keo tản nhiệt giữa CPU và tản nhiệt khô dần theo thời gian. Thường nên thay sau 2–3 năm, hoặc sớm hơn nếu nhiệt độ CPU cao bất thường khi máy chỉ chạy việc văn phòng nhẹ.
2. Kiểm tra sức khoẻ ổ cứng bằng chỉ số SMART
Ổ cứng tự ghi lại tình trạng của mình qua các chỉ số SMART, đọc được bằng phần mềm miễn phí như CrystalDiskInfo. Đây là việc quan trọng nhất trong danh sách, vì ổ cứng hỏng là nguyên nhân mất dữ liệu phổ biến nhất.
| Loại ổ | Chỉ số cần xem | Khi nào phải xử lý |
|---|---|---|
| Ổ cơ (HDD) | Reallocated Sectors Count · Current Pending Sector · Uncorrectable Sector | Bất kỳ chỉ số nào lớn hơn 0 và tăng dần giữa hai lần kiểm tra |
| Ổ thể rắn (SSD) | Mức hao mòn (Percentage Used / Life Remaining) · Media Errors | Tuổi thọ còn dưới khoảng 10–20%, hoặc bắt đầu có lỗi |
| Mọi loại ổ | Trạng thái tổng: Good / Caution / Bad | “Caution” là sao lưu ngay và lên kế hoạch thay ổ |
Đừng chờ ổ báo “Bad”. Khi đã đến mức đó, việc cứu dữ liệu thường tốn kém và không chắc chắn. Mục đích của kiểm tra định kỳ là thay ổ khi nó mới ở mức “Caution”.
3. Dọn phần mềm khởi động cùng máy
Sau vài tháng, máy tích luỹ phần mềm tự khởi động: trình cập nhật, công cụ đi kèm máy in, ứng dụng chat, phần mềm dùng thử. Mở Task Manager → Startup và tắt những gì người dùng không cần ngay khi mở máy. Kiểm tra thêm ổ hệ thống: nên còn trống ít nhất 15–20% để hệ điều hành cập nhật và chạy ổn định.
4. Cập nhật bản vá bảo mật
Chạy Windows Update, cập nhật trình duyệt, phần mềm diệt virus và các phần mềm hay bị khai thác như trình đọc PDF. Driver và BIOS chỉ cập nhật khi có lý do (lỗi đã biết, bản vá bảo mật từ hãng).
Máy còn chạy Windows 10: Microsoft đã ngừng hỗ trợ Windows 10 từ ngày 14/10/2025. Máy không còn nhận bản vá bảo mật miễn phí. Doanh nghiệp có ba lựa chọn: nâng lên Windows 11 nếu phần cứng đáp ứng (cần TPM 2.0 và CPU trong danh sách hỗ trợ), mua gói cập nhật bảo mật mở rộng (ESU) có trả phí, hoặc lập kế hoạch thay máy. Kỳ bảo trì là lúc thích hợp để lập danh sách máy thuộc từng nhóm.
5. Sao lưu dữ liệu người dùng — và thử khôi phục
Dữ liệu thật sự quý nằm ở thư mục Desktop, Documents, tệp email lưu trên máy và các thư mục kế toán. Nguyên tắc 3-2-1: 3 bản sao, trên 2 loại thiết bị lưu trữ khác nhau, trong đó 1 bản đặt ngoài văn phòng hoặc trên đám mây.
Điều ít người làm nhưng quan trọng nhất: thử khôi phục một tệp từ bản sao lưu mỗi quý. Bản sao lưu chưa từng được thử khôi phục thì chưa thể coi là bản sao lưu.
6. Ghi lại cấu hình vào sổ thiết bị
Mỗi máy một dòng: số serial, cấu hình (CPU, RAM, ổ cứng), hệ điều hành, phần mềm có bản quyền, người sử dụng, ngày bảo trì, tình trạng SMART và ghi chú. Sau hai, ba kỳ bảo trì, sổ này cho biết chính xác máy nào nên nâng cấp RAM, máy nào nên thay ổ, máy nào nên thanh lý — thay vì mua sắm theo cảm tính.
Lịch tham khảo
| Việc | Mỗi quý | Mỗi năm |
|---|---|---|
| Vệ sinh tản nhiệt | Thổi bụi | Kiểm tra quạt, cân nhắc thay keo |
| SMART ổ cứng | Đọc và ghi lại | So sánh xu hướng cả năm |
| Phần mềm khởi động, dung lượng | Dọn | — |
| Bản vá bảo mật | Kiểm tra đã cập nhật | Rà danh sách máy hết hỗ trợ |
| Sao lưu | Thử khôi phục một tệp | Rà lại chính sách sao lưu |
| Sổ thiết bị | Cập nhật | Lập kế hoạch nâng cấp, thay thế |
Với khách có hợp đồng bảo trì, kỹ thuật viên TMT làm đủ sáu việc này theo checklist, ghi kết quả từng máy vào phiếu việc và gửi biên bản cho người phụ trách sau mỗi kỳ.
